ERASMUS Bewerbung & Ablauf

Haben Sie sich für eine Erasmus-Bewerbung entschieden? Dann ist der nächste Schritt ganz unkompliziert: Reichen Sie Ihre vollständigen Unterlagen digital als eine zusammengefügte PDF-Datei in die Bewerber:innen-Heibox Ihres Instituts (Fileschema: Nachname_Erasmusbewerbung_Zieluni). 

Heibox für Ihre Bewerbung

Übersicht – Diese Unterlagen benötigen Sie für Ihre Bewerbung

Für die Bewerbung um ein ERASMUS-Stipendium benötigten Sie:

• Bewerbungsbogen
• Motivationsschreiben
• Lebenslauf (tabellarisch)
• Sprachnachweis
• Kopie des Abiturzeugnisses (unbeglaubigt)
• Transcript of Records (vom Prüfungssekretariat ausgestellt)

Weiterführende Hinweise zu den Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsbogen: In diesem Steckbrief fassen Sie kurz alle für Ihren Erasmus-Aufenthalt relevanten Angaben zu Ihrer Person zusammen und können dabei bis zu drei Zieluniversitäten als Prioritäten angeben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, sowohl Erasmus-Partneruniversitäten des IBW als auch 4EU+-Partneruniversitäten auszuwählen. Hier geben Sie außerdem den gewünschten Aufenthaltszeitraum (WiSe, SoSe oder WiSe & SoSo) an.

Motivationsschreiben (formlos, auf Deutsch): Teilen Sie uns mit, warum Sie diese Erfahrung machen möchten, welche Veranstaltungen und Kurse Sie besuchen möchten und was Sie sich vom Studium an der gGastuniversität und dem Auslandsaufenthalt erhoffen (max. 2 Seiten). Falls Sie eine zweite oder dritte Priorität angeben, erläutern Sie kurz, was diese Alternativen für Sie attraktiv macht. 

Sprachnachweis: Für Ihre Erasmus-Bewerbung benötigen Sie einen Nachweis über Ihre Kenntnisse in der Unterrichtssprache der Gastuniversität. Dieser kann beispielsweise durch Ihr Abiturzeugnis, universitäre Sprachprüfungen oder ein DAAD-Sprachzeugnis erbracht werden. 

Transcript of Records: Für Ihre Erasmus-Bewerbung benötigen Sie ein offizielles Transcript of Records, das vom Prüfungssekretariat ausgestellt wurde. Ein Ausdruck der erbrachten Leistungen aus Heico reicht nicht aus. Fordern Sie das Transcript bitte rechtzeitig per E-Mail bei Ihrem zuständigen Prüfungsamt an.

Wie funktioniert die Vergabe der Erasmusplätze?

Die Auswahl basiert auf den eingereichten Bewerbungsunterlagen. Mithilfe dieser versuchen wir ein umfassendes Bild der Bewerber:innen zu erhalten. Gesucht werden engagierte und kulturell interessierte Studierende, die die Universität Heidelberg im Ausland repräsentieren.

Auswahlkriterien:

• Motivationsschreiben: Beschreiben Sie überzeugend, warum Sie am Erasmus-Programm teilnehmen möchten, welche Ziele Sie mit dem Auslandsaufenthalt verbinden und warum die gewählten Universitäten für Ihr Studium besonders interessant sind.
• Studienleistungen: Ihre bisher erbrachten Leistungen im Bereich Bildungswissenschaft werden berücksichtigt.
• Zusätzliche Kriterien: Zusätzlich werden Ihre Sprachkenntnisse oder ggf. ein besonderes Engagement einbezogen.

Auswahlverfahren:
Bei Ihrer Bewerbung können Sie bis zu drei Zieluniversitäten als Prioritäten angeben. Die Auswahlkommission vergibt die Plätze zunächst an Bewerber:innen, die eine Universität als Erstwahl angegeben haben. Sollten Plätze frei bleiben, werden diese entsprechend der Zweit- und Drittwünsche vergeben.

Hinweis: Sollten nicht alle Plätze durch Studierende des Instituts für Bildungswissenschaft besetzt werden, können auch Studierende anderer Fächer nominiert werden.

Wie erfolgt die Zusage?

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich war, erhalten Sie eine Nachricht von Ihrer Fachkoordinatorin mit dem Ergebnis des Bewerbungsverfahrens. Um den Platz anzunehmen, bestätigen Sie das Angebot per E-Mail und erklären Sie, dass Sie den Erasmus-Studienplatz verbindlich annehmen möchten. Anschließend werden Sie von der Fachkoordinator:in sowohl bei der Gasthochschule nominiert als auch beim Dezernat für Internationale Beziehungen angemeldet.

Was passiert nach der Zusage?

Nach der Zusage für einen Austauschstudienplatz im Rahmen des ERASMUS-Programms läuft der weitere Ablauf in etwa wie folgt:

• Nominierung durch die ERASMUS-Koordination:
  Die ERASMUS-Fachkoordinatorin meldet Sie frühzeitig bei der Partneruniversität an. Gleichzeitig erhalten Sie erste Informationen vom zentralen Erasmus-Büro (Erasmus-Koordinierungsstelle im Dezernat 7 „Internationale Beziehungen“). Dieses Büro unterstützt Sie bei allgemeinen Fragen, beispielsweise zu Versicherung und Finanzierung.
• Informationen von der Partneruniversität:
  Nach Ihrer Nominierung informiert Sie die ausländische Universität per E-Mail über die nächsten Schritte. In den darauffolgenden Wochen erhalten Sie zudem oft Informationsmaterialien, die häufig Hinweise zu Wohnmöglichkeiten, Sprachkursen und Orientierungsveranstaltungen für ERASMUS-Studierende enthalten.
• Learning Agreement (LA):
  Erfolgreich nominierte Studierende erstellen vor Ihrem Aufenthalt ein „Learning Agreement“ über das Portal „Mobility Online“. Ein Learning Agreement ist ein Dokument, in dem Sie die Kurse und Veranstaltungen angeben, die Sie während Ihres Auslandssemesters belegen möchten. Diese „Lernvereinbarung“ dient sowohl als Orientierungshilfe für Sie als auch als Grundlage für die Anerkennung Ihrer Studienleistungen. Als Basis zur Auswahl der Kurse nutzen Sie das Vorlesungsverzeichnis des vorhergehenden Winter- bzw. Sommersemesters Ihrer Gastuniversität. Das Learning Agreement muss von den Studierenden, der Erasmus-Fachkoordinator:in am IBW und der Erasmus-Fachkoordinator:in der Gastuniversität unterschrieben werden. Dies erfolgt in der Regel elektronisch via Mobility Online. 
• Urlaubssemester:
  Erasmus-Studierende können ihr Auslandssemester auf Antrag als Urlaubssemester anerkennen lassen.
• Frühzeitige Vorbereitung:
  Um sich optimal auf Ihren Auslandsaufenthalt vorzubereiten, informieren Sie sich auf den Homepages der Gastuniversitäten. Häufig lohnt sich außerdem ein Besuch im Info-Zimmer des Dezernats für Internationale Beziehungen.

 

Wenn sich Ihr Erasmus-Aufenthalt dem Ende zuneigt stehen noch einige organisatorische Schritte an, um den Austausch abzuschließen und Ihre Leistungen anerkennen zu lassen. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen dazu.

Warum muss ich am Ende meines Aufenthalts an die „Endbescheinigung“ denken?

die „Endbescheinigung“ ist ein Dokument, das am Ende des Aufenthalts von der Gastinstitution ausgestellt wird. Es bestätigt den tatsächlichen Zeitraum, den der Studierende im Rahmen des ERASMUS-Programms an der Gastuniversität verbracht hat. Wichtige Details der Endbescheinigung:

• Zeitraum des Aufenthalts: Die Endbescheinigung gibt das genaue Start- und Enddatum des Studienaufenthalts an.
• Erforderlich für Abschluss des Programms: Dieses Dokument ist notwendig, um den ERASMUS-Aufenthalt offiziell abzuschließen und sicherzustellen, dass die Studierenden die entsprechende Förderung für den gesamten Zeitraum erhalten.
• Wichtiger Bestandteil der Abschlussunterlagen: Zusammen mit weiteren Unterlagen, wie dem Transcript of Records (Notenübersicht), wird die Endbescheinigung bei der Heimathochschule eingereicht, um die Anerkennung der im Ausland erbrachten Leistungen und die Abrechnung der Fördermittel abzuschließen.

Ohne die Endbescheinigung kann es zu Problemen bei der Anerkennung des Aufenthalts und der Auszahlung der vollen ERASMUS-Förderung kommen. Daher ist es wichtig, dieses Dokument am Ende des Auslandsaufenthalts von der Gastinstitution einzuholen.

Wie funktioniert die Anerkennung der an der Gastuniversität erbrachten Studienleistungen?

Das „Learning Agreement“ legt zu Beginn Ihres Auslandsaufenthalts Zielvereinbarungen zwischen Ihnen und Ihrer Fachkoordinator:in fest. Es dient sowohl als Grundlage für Ihr Transcript of Records als auch für die spätere Anerkennung der im Ausland erbrachten Leistungen. Bitte senden Sie das Transcript am Ende Ihres Aufenthalts an Ihre Erasmus-Fachkoordinatorin am IBW. 

Da die Anforderungen der Universitäten variieren können, empfiehlt es sich, die Kurswahl bereits vor oder zu Beginn des Auslandsstudiums mit den zuständigen Ansprechpartner:innen für Anerkennungsfragen in den einzelnen Modulen des IBW abzustimmen (siehe Fachstudienberatung der jeweiligen Studiengänge). Zusatzleistungen und Studienleistungen in ÜK- und Wahlbereichen können ohne vorherige Beratung von der Erasmus-Fachkoordination anerkannt werden. In der Regel versuchen wir alle erbrachten Studienleistungen anzuerkennen, sofern diese zu den für Ihr Studium vorgesehenen Modulen passen. 

Wie kann ich meine Erfahrungen mit anderen teilen? 

Ihre Erasmus-Erfahrung soll nicht nur für Sie, sondern auch für zukünftige Teilnehmer:innen wertvoll sein. Daher ist es verpflichtend, dass alle Studierenden nach ihrem Auslandsaufenthalt einen Erfahrungsbericht vorlegen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, ein kurzes Video zu erstellen, in dem Sie Ihre Erlebnisse schildern.

Wir bitten Sie, Ihren Bericht oder Ihr Video gewissenhaft zu gestalten und dabei Ihre Erlebnisse, Herausforderungen und Erkenntnisse während des Aufenthalts zu reflektieren. Dies ist nicht nur eine Gelegenheit, Ihre Erfahrungen festzuhalten, sondern auch eine wertvolle Orientierungshilfe für andere Studierende, die einen Auslandsaufenthalt planen.

Bitte übermitteln Sie Ihren Erfahrungsbericht oder Ihr Video innerhalb von 6 Wochen nach Abschluss Ihres Aufenthalts. Für den schriftlichen Bericht steht Ihnen eine Vorlage zur Verfügung.

Heibox für Ihre Erfahrungsberichte oder Videos